PERSONVERNERKLÆRING FOR DIGITALELEV

Sist endret: 27. mars 2019 versjon 0.0

Denne personvernerklæringen er utarbeidet av Bokbasen AS ("Bokbasen") for å sørge for at du som bruker av Bokbasens tjeneste Digitalelev får den informasjonen vi er pålagt å gi deg, og som er nødvendig for at du skal kunne utøve dine rettigheter etter gjeldende personvernlovgivning.

Personvernerklæringen gir deg informasjon om hvilke personopplysninger Bokbasen behandler om deg, hvordan Bokbasen behandler personopplysninger, hva formålet med behandlingen er og hva som er grunnlaget for den behandlingen Bokbasen utfører. I tillegg beskriver vi hvilke rettigheter du har etter gjeldende personvernlovgivning og hvordan du kan gå frem dersom du ønsker å bruke disse.

1. OM DIGITALELEV

Bokbasens løsning Digitalelev er en administrasjonsplattform for digitale læremidler så som e-bøker, lydbøker, programvare eller skytjenester, for bruk i skole, undervisning og utdanning. Bokbasen leverer Digitalelev som en tjeneste til tilbydere av digitale læremidler (heretter omtalt som «Tilbydere») og utdanningsinstitusjoner som bruker digitale læremidler i undervisning.

Din utdanningsinstitusjon bruker Digitalelev for å skaffe tilgang til digitale læremidler og holde oversikt over hvilke digitale læremidler personer som er tilknyttet utdanningsinstitusjonen skal ha tilgang til.

Tjenesten Digitalelev innebærer at Bokbasen forvalter lisensinformasjon på vegne av Tilbydere. Lisensinformasjonen inneholder nødvendig informasjon om personer som skal bruke digitale læremidler ved en utdanningsinstitusjon. Dette omfatter i hovedsak elever og lærere, men kan også omfatte IT-ansatte eller andre ansatte hos den enkelte utdanningsinstitusjonen i den grad slike personer skal ha tilgang til digitale læremidler.

2. GENERELT OM PERSONOPPLYSNINGER

Personopplysninger er opplysninger om identifiserte eller identifiserbare fysiske personer. Navn, telefonnummer og adresse er vanlige eksempler på personopplysninger, men personopplysninger kan være all slags informasjon som gjør det mulig å identifisere deg direkte eller indirekte.

3. BEHANDLINGSANSVAR

Når Bokbasen behandler dine personopplysninger i forbindelse med Digitalelev, gjør vi det på vegne av Tilbydere i henhold til avtale mellom Bokbasen og den enkelte Tilbyder. Den enkelte Tilbyder er behandlingsansvarlig for behandlingen. Bokbasen og den enkelte Tilbyder har inngått databehandleravtale i samsvar med gjeldende personvernregler, for å sikre trygg behandling av dine personopplysninger og ivaretakelse av dine rettigheter.

Bokbasen leverer Digitalelev som en tjeneste til følgende Tilbydere:

  • [Tilbyder og kontaktinformasjon]

Dersom Bokbasen inngår avtale med andre Tilbydere om tjenesten Digitalelev, vil vi oppdatere listen.

4. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI OM DEG?

Bokbasen behandler personopplysninger som det er nødvendig for oss å behandle for at Tilbyderne skal kunne gi deg og din utdanningsinstitusjon tilgang til digitale læremidler. Bokbasen mottar den nødvendige informasjonen fra Tilbyderne ved bruk av en trygg overføringsmetode som vi har risikovurdert i samsvar med personvernlovgivningen.

Bokbasen behandler følgende personopplysninger om deg i forbindelse med at vi gjør Digitalelev tilgjengelig som en tjeneste for Tilbyderne:

  • Din Feide-ID
  • Informasjon om lisenser knyttet til din Feide-ID, herunder hvilke digitale læremidler du skal ha tilgang til og hvilke tidsperioder rettighetene gjelder for
  • Informasjon om hvilken utdanningsinstitusjon du tilhører
  • Informasjon om hvilken FEIDE-gruppe du tilhører
  • Vi lager en unik identifikator som knyttes til din Feide-ID. Dette er nødvendig for at du skal kunne få tilgang til digitale læremidler.
  • Metadata som oppstår som følge av din bruk av digitale læremidler: informasjon om inn- og utloggingstidspunkter

Bokbasen kan anonymisere personopplysninger for å utarbeide statistikk og salgsdata. Når opplysninger er anonymiserte slik at de ikke kan knyttes til en person, regnes opplysningene ikke lenger som personopplysninger.

5. HVORFOR BEHANDLER VI DENNE INFORMASJONEN OM DEG?

Formålet med behandlingen er at du skal få tilgang til digitale læremidler som din utdanningsinstitusjon har kjøpt rettigheter til. For at Tilbydere skal kunne la deg bruke digitale læremidler, må Tilbyderne kunne identifisere at du tilhører en institusjon som har rett til å bruke Tilbyderens digitale læremidler. Derfor skjer bruk av Digitalelev ved innlogging gjennom identifikasjonssystemet Feide.

Bokbasen behandler ikke personopplysningene nevnt i punkt 4 for noen andre formål enn forvaltning og tilgjengeliggjøring av lisensinformasjon for Tilbydere og utdanningsinstitusjoner.

6. PÅ HVILKET GRUNNLAG BEHANDLER VI PERSONOPPLYSNINGER OM DEG?

All behandling av personopplysninger må ha et behandlingsgrunnlag. Behandling av dine personopplysninger i forbindelse med Digitalelev skjer på grunnlag av Tilbydernes og din utdanningsinstitusjons legitime interesse i å la deg bruke digitale læremidler. Vi vurderer det slik at denne interessen ikke er uforenlig med vårt ønske om å samtidig ivareta dine personverninteresser. I denne vurderingen har vi lagt vekt på at Bokbasen bare behandler dine personopplysninger i et svært begrenset omfang og at opplysningene som behandles er av lite inngripende karakter. Opplysningene som behandles i forbindelse med Digitalelev er ikke sensitive og anses å utgjøre en liten risiko for din sikkerhet og dine rettigheter.

7. HVORDAN BEHANDLER VI PERSONOPPLYSNINGENE DINE?

Gjennom tjenesten Digitalelev formidler Bokbasen bestillinger og avbestillinger av digitale læremidler mellom utdanningsinstitusjoner og Tilbydere, og vi forvalter og formidler informasjon om tildeling og sletting av tildelinger av ervervede lisenser. Dette innebærer at Bokbasen

  • lagrer personopplysningene dine på vår egen eller vår driftsleverandørs servere
  • sammenstiller opplysningene med annen informasjon om Tilbydernes læremidler og utdanningsinstitusjonenes rettigheter
  • gjør opplysningene tilgjengelig for din utdanningsinstitusjon og relevante Tilbydere i nødvendig utstrekning
  • sletter overflødige personopplysninger i samsvar med personvernlovgivningen og instrukser fra Tilbydere.

8. UTLEVERER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi benytter oss av en tredjeparts driftsleverandør for Digitalelev, herunder for lagring av personopplysninger på en dataserver. Vi har inngått en databehandleravtale med vår driftsleverandør. Databehandleravtalen pålegger selskapet å sørge for at dine personopplysninger er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende og at de heller ikke brukes til andre formål.

Vi vil ikke utlevere dine personopplysninger til andre enn vår driftsleverandør, Tilbydere av digitale læremidler som du skal ha tilgang til og din utdanningsinstitusjon. Unntak skal bare forekomme dersom vi er lovpålagt å utlevere informasjon, f.eks. til politi eller rettsvesen.

9. HVOR LENGE VIL VI OPPBEVARE DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi vil oppbevare dine personopplysninger så lenge du tilhører en utdanningsinstitusjon som bruker tjenesten Digitalelev. Når du ikke lenger er elev ved utdanningsinstitusjonen vil vi slette dine personopplysninger så snart som mulig. Det samme gjelder dersom utdanningsinstitusjonen slutter å bruke Digitalelev. Bokbasen oppbevarer uansett ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for det formål opplysningene er innhentet for.

10. HVILKE RETTIGHETER HAR DU?

I henhold til gjeldende personvernregler har du følgende rettigheter i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger:

  • Retting: Dersom personopplysningene vi behandler om deg er uriktige, kan du når som helst ta kontakt og kreve at vi retter opp i disse. Retting kan være aktuelt hvor det av ulike årsaker er registrert uriktige opplysninger hos oss om deg. Dersom du ber om at vi retter kontaktinformasjonen din, vil vi også videreformidle denne henvendelsen til relevante Tilbydere.
  • Innsyn: Du kan ta kontakt om du ønsker å vite mer om hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Dersom du ønsker innsyn i hvilke personopplysninger den enkelte Tilbyder behandler om deg, kan du kontakte Tilbyderen ved å følge lenken i punkt 3 i personvernerklæringen.
  • Sletting: Du kan når som helst be oss om å slette dine personopplysninger, noe vi vil respektere, med mindre vi er nødt til å fortsette behandlingen på grunn av våre rettslige forpliktelser. Sletting av personopplysninger som behandles i forbindelse med Digitalelev, kan føre til at digitale læremidler ikke lenger vil være tilgjengelig for deg.
  • Protest mot behandlingen: Dersom din henvendelse er basert på din særlige situasjon (eksempelvis et særlig behov for beskyttelse av din identitet), kan du protestere mot behandlingen. Dersom du inngir en slik protest, vil ikke Bokbasen lenger behandle disse personopplysningene, med mindre Bokbasen kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner for videre behandling.
  • Dataportabilitet: Hvor vi behandler personopplysninger om deg basert på samtykke eller for å gjennomføre en avtale med deg, kan du be oss om å utlevere personopplysningene til deg eller til en tredjepart du ønsker skal få tilgang til disse dataene.
  • Begrensning av behandlingen: Du kan i samsvar med personvernlovgivningen også kreve at vår behandling av dine personopplysninger begrenses, dersom vilkårene for dette etter personvernlovgivningen er oppfylt.

Dersom du ønsker å gjøre dine rettigheter gjeldende, kan du ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du nederst på siden. Vi gjør oppmerksom på at vi kan bli nødt til å be deg om å identifisere deg eventuelt å benytte en annen kommunikasjonskanal ettersom vi kan ha et behov for å sikre at du er den du utgir deg for å være. Kontaktinformasjonen til Tilbydere finner du i personvernerklæringens punkt 3.

11. HVA GJØR VI FOR Å SØRGE AT DINE PERSONOPPLYSNINGER ER SIKRET?

Bokbasen sørger for at dine personopplysninger lagret i Digitalelev behandles og oppbevares på en sikker måte. Dette innebærer at vi må treffe tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at behandlingen tilfredsstiller personvernlovgivningens krav til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet, og for å beskytte personopplysningene mot tilfeldig, uautorisert eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, deling eller tilgang. Bokbasen og din den enkelte Tilbyder er ansvarlig for, og har truffet tekniske og organisatoriske tiltak, for å sikre at overføring av dine personopplysninger mellom Bokbasen og Tilbyder utføres på en sikker måte.

Bokbasen gir bare tilgang til dine personopplysninger til personer som er nødt til å ha tilgang for at Bokbasen skal kunne levere Digitalelev som en tjeneste til Tilbyderne og din utdanningsinstitusjon. Alle våre ansatte er pålagt taushetsplikt om dine personopplysninger.

12. DATATILSYNET OG GJELDENDE PERSONOPPLYSNINGSLOVGIVNING

Dersom du er misfornøyd med vår behandling av dine personopplysninger kan du sende en klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjonen til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside http://www.datatilsynet.no. På hjemmesiden finner du også ytterligere informasjon om våre plikter og dine rettigheter etter gjeldende personopplysningslov.

Den til enhver tid gjeldende personopplysningslovgivning er tilgjengelig på http://www.lovdata.no.

13. ENDRINGER

Vi kan fra tid til annen revidere denne personvernerklæringen som følge av at vår behandling av personopplysninger endrer seg eller som følge av ny personopplysningslovgivning. Når personvernerklæringen endres vil en oppdatert versjon publiseres på vår hjemmeside.

Vi anbefaler at du fra tid til annen ser gjennom personvernerklæringen når du besøker vår hjemmeside.

14. KONTAKTINFORMASJON

Dersom du ønsker mer informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg eller ønsker å bruke en av rettighetene dine, kan du sende en henvendelse til:

Bokbasen AS
digitalelev@bokbasen.no
tlf 23 35 89 50